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Tout sur la réglementation des caisses enregistreuses

Ce n’est un secret pour personne, la réglementation sur les caisses enregistreuses a évolué. De nouvelles obligations pour les points de vente, ainsi que pour les éditeurs de solutions d’encaissement sont en vigueur depuis 2018.

On a beaucoup entendu parlé d’obligations, d’interdictions et de sanctions … Et même si les commerces concernés avaient jusqu’au 1er Janvier 2018 pour mettre leurs caisses enregistreuses aux normes, il persiste encore de nombreuses questions !

Qui est concerné par la nouvelle réglementation ?

Contrairement ce qui a pu être communiqué, tout le monde n’est pas concerné par cette mise jour.

Premièrement, tous les commerces ne sont pas obligés d’avoir un système d’encaissement. Aussi surprenant que cela puisse paraître, la réglementation n’impose pas tous les commerçants de s’équiper d’une caisse enregistreuse !

La remise d’une note est obligatoire pour tout montant supérieur 25€ TTC. Cependant, le commerçant peut tout fait effectuer ses notes la main, sur un carnet souches par exemple. En cas de flux de clients important, cette méthode lui fera perdre trop de temps, et l’utilisation d’une caisse enregistreuse sera plus pratique !

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Du coup, la nouvelle réglementation n’impose pas aux commerçants jusque l non équipés, d’acquérir un système d’encaissement.

Par contre, tous les commerçants assujettis la TVA et qui étaient déj équipés de caisse enregistreuse doivent s’assurer que leur système d’encaissement est conforme la nouvelle législation.

Tous … sauf les 5 exceptions suivantes, pour les professionnels :

  • Réalisant uniquement des transactions en BtoB (entre professionnels)
  • N’effectuant que des opérations exonérées de TVA
  • Bénéficiant de la franchise en base de TVA, ou du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole
  • Dont les règlements sont effectués dans l’intégralité grâce l’intermédiation d’un établissement de crédit.

Quelles obligations pour les caisses enregistreuses ?

La nouvelle législation a pour objectif de réduire la fraude fiscale. Par conséquent, les caisses enregistreuses doivent empêcher toute modification non consignée après enregistrement d’un mouvement.

Plus précisément, un système d’encaissement aux normes doit respecter les 4 conditions suivantes :

  • Inaltérabilité des données : toute donnée liée l’encaissement est enregistrée sans pouvoir être modifiée posteriori par l’utilisateur.
  • Sécurisation : le logiciel doit être capable de tracer toutes les opérations, notamment celles de modification des données.
  • Conservation : les données doivent être conservées par le logiciel sur une période donnée
  • Archivage : les données doivent être régulièrement archivées avec un dispositif garantissant leur intégrité.

Ces obligations concernent tous les logiciels d’encaissement, y compris ceux disponibles en ligne. Elles s’appliquent également aux outils de mesure réglementés (balance poids / prix) lorsque ceux-ci disposent d’une fonction d’enregistrement des paiements.

Pour les logiciels multi-fonctions, type gestion commerciale / comptabilité / encaissement, seule la partie encaissement doit être conforme.

Pour en savoir plus, questions-réponses sur le portail des finances publiques

Comment obtenir un certificat de conformité ?

Afin de prouver que le logiciel d’encaissement que vous utilisez est bien conforme la réglementation, vous devez être en possession d’un certificat de conformité depuis le 1er janvier 2018.

L’éditeur de votre logiciel doit vous fournir ce certificat, sous format papier ou dématérialisé. Il doit contenir les mentions suivantes :

  • Votre nom ou celui de votre entreprise,
  • L’identification et la référence précise du logiciel,
  • Sa date d’achat,
  • La mention explicite que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurité, de conservation et d’archivage.

Les contraintes côté éditeurs de solutions d'encaissement

Pour rappel, on entend par éditeur la personne qui a le code source ou qui détient la maîtrise des modifications des paramètres du logiciel.

Afin de pouvoir vous fournir ce certificat de conformité, 2 choix s’offrent aux éditeurs :

  • Soit ils effectuent eux-mêmes les vérifications et mises aux normes, et prennent la responsabilité de certifier leur logiciel.
  • Soit ils s’adressent l’une des 2 agences de certification compétentes, la LNE ou l’AFNOR, qui les auditent chaque année afin de délivrer la certification de leur logiciel LNE ou NF525.
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Afin d’offrir toutes les garanties ses clients, Global System fait certifier chaque année son logiciel Webcaisse NF525 ! Ainsi, que vous soyez gérant d’une petite boutique, ou d’un réseau de magasins, toutes nos solutions d’encaissements sont certifiées !

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La certification par un des deux organismes n’est pas obligatoire, mais c’est elle qui offre le plus de garanties aux utilisateurs car elle vous couvre complètement en cas de contrôle.

Elle est désormais exigée par les organismes qui financent les équipements de caisses enregistreuses auprès des professionnels.

Que risquez-vous en cas de non respect de la réglementation ?

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Pour la 1ère année d’application de la nouvelle réglementation, soit 2018, le gouvernement avait indiqué qu’il accompagnait les entreprises concernées par ce changement. Dans les faits, cela signifie qu’il prenait en compte leur bonne foi, dès lors que les demandes de certificat auprès de l’éditeur avait été faites.

Cependant, si vous n’avez sciemment effectué aucune démarche pour mettre aux normes votre système d’encaissement, vous risquez une amende de 7.500 €.

Que faire en cas de contrôle de votre système d'encaissement ?

Il s’agit de prouver que votre caisse est en règle. Pour cela, Il faut fournir votre certificat de conformité LNE ou NF525, ou encore l’attestation individuelle délivrée par votre éditeur.

Il faut bien entendu montrer que votre caisse enregistreuse fonctionne avec le logiciel certifié, et pas une autre version. En effet, les organismes de certification prévoient des mises jour des logiciels, c’est pourquoi ils auditent chaque année les éditeurs.

Vous avez encore des doutes ou des questions ? Votre fournisseur de système d’encaissement ne vous a fournit aucun certificat de conformité ni aucune attestation ?

N’hésitez pas suivre le lien Contact pour échanger avec l’équipe Webcaisse pour plus de renseignements !

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