Ce n’est un secret pour personne, la réglementation sur les caisses enregistreuses a évolué. De nouvelles obligations pour les points de vente, ainsi que pour les éditeurs de solutions d’encaissement sont en vigueur depuis 2018.
On a beaucoup entendu parlé d’obligations, d’interdictions et de sanctions … Et même si les commerces concernés avaient jusqu’au 1er Janvier 2018 pour mettre leurs caisses enregistreuses aux normes, il persiste encore de nombreuses questions !
Contrairement à ce qui a pu être communiqué, tout le monde n’est pas concerné par cette mise à jour.
Premièrement, tous les commerces ne sont pas obligés d’avoir un système d’encaissement. Aussi surprenant que cela puisse paraître, la réglementation n’impose pas à tous les commerçants de s’équiper d’une caisse enregistreuse !
La remise d’une note est obligatoire pour tout montant supérieur à 25€ TTC. Cependant, le commerçant peut tout à fait effectuer ses notes à la main, sur un carnet à souches par exemple. En cas de flux de clients important, cette méthode lui fera perdre trop de temps, et l’utilisation d’une caisse enregistreuse sera plus pratique !
Du coup, la nouvelle réglementation n’impose pas aux commerçants jusque là non équipés, d’acquérir un système d’encaissement.
Par contre, tous les commerçants assujettis à la TVA et qui étaient déjà équipés de caisse enregistreuse doivent s’assurer que leur système d’encaissement est conforme à la nouvelle législation.
Tous … sauf les 5 exceptions suivantes, pour les professionnels :
La nouvelle législation a pour objectif de réduire la fraude fiscale. Par conséquent, les caisses enregistreuses doivent empêcher toute modification non consignée après enregistrement d’un mouvement.
Plus précisément, un système d’encaissement aux normes doit respecter les 4 conditions suivantes :
Ces obligations concernent tous les logiciels d’encaissement, y compris ceux disponibles en ligne. Elles s’appliquent également aux outils de mesure réglementés (balance poids / prix) lorsque ceux-ci disposent d’une fonction d’enregistrement des paiements.
Pour les logiciels multi-fonctions, type gestion commerciale / comptabilité / encaissement, seule la partie encaissement doit être conforme.
Pour en savoir plus, questions-réponses sur le portail des finances publiques
Afin de prouver que le logiciel d’encaissement que vous utilisez est bien conforme à la réglementation, vous devez être en possession d’un certificat de conformité depuis le 1er janvier 2018.
L’éditeur de votre logiciel doit vous fournir ce certificat, sous format papier ou dématérialisé. Il doit contenir les mentions suivantes :
Pour rappel, on entend par éditeur la personne qui a le code source ou qui détient la maîtrise des modifications des paramètres du logiciel.
Afin de pouvoir vous fournir ce certificat de conformité, 2 choix s’offrent aux éditeurs :
Afin d’offrir toutes les garanties à ses clients, Global System fait certifier chaque année son logiciel Webcaisse NF525 ! Ainsi, que vous soyez gérant d’une petite boutique, ou d’un réseau de magasins, toutes nos solutions d’encaissements sont certifiées !
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La certification par un des deux organismes n’est pas obligatoire, mais c’est elle qui offre le plus de garanties aux utilisateurs car elle vous couvre complètement en cas de contrôle.
Elle est désormais exigée par les organismes qui financent les équipements de caisses enregistreuses auprès des professionnels.
Pour la 1ère année d’application de la nouvelle réglementation, soit 2018, le gouvernement avait indiqué qu’il accompagnait les entreprises concernées par ce changement. Dans les faits, cela signifie qu’il prenait en compte leur bonne foi, dès lors que les demandes de certificat auprès de l’éditeur avait été faites.
Cependant, si vous n’avez sciemment effectué aucune démarche pour mettre aux normes votre système d’encaissement, vous risquez une amende de 7.500 €.
Il s’agit de prouver que votre caisse est en règle. Pour cela, Il faut fournir votre certificat de conformité LNE ou NF525, ou encore l’attestation individuelle délivrée par votre éditeur.
Il faut bien entendu montrer que votre caisse enregistreuse fonctionne avec le logiciel certifié, et pas une autre version. En effet, les organismes de certification prévoient des mises à jour des logiciels, c’est pourquoi ils auditent chaque année les éditeurs.
Vous avez encore des doutes ou des questions ? Votre fournisseur de système d’encaissement ne vous a fournit aucun certificat de conformité ni aucune attestation ?
N’hésitez pas à suivre le lien Contact pour échanger avec l’équipe Webcaisse pour plus de renseignements !